Procedura informativa interna

POLITICA E PROCEDURA DEL SISTEMA INFORMATIVO INTERNO

L'approvazione della Legge 2/2023, del 20 febbraio, che disciplina la tutela delle persone che segnalano infrazioni normative e la lotta alla corruzione, (di seguito "Legge 2/2023"), obbliga sia il settore pubblico che quello privato a disporre di informazioni interne canali pensati e realizzati per tutelare le persone che rilevano potenziali infrazioni in ambito lavorativo o professionale. Nello specifico, come espresso dall'art. 13 della Legge 2/2023, tutti gli enti che compongono il settore pubblico saranno tenuti a dotarsi di un sistema informativo interno, comprese tra queste le fondazioni del settore pubblico, come espresso al comma 1 lettera f).

L'ENTE, attraverso la presente Politica, si impegna ad adottare le misure necessarie per prevenire qualsiasi tipo di ritorsione, comprese minacce di ritorsione e tentativi di ritorsione contro le persone che inoltrano una comunicazione, come mezzo per salvaguardare e proteggere le persone che comunicano in buona fede informazioni su atti o omissioni contrari alla suddetta legge, al Codice Etico e di Comportamento dell'ENTE o ai regolamenti e alle procedure interne di questa istituzione.

PRINCIPI GENERALI

L'obiettivo di questa Politica è stabilire i Principi che governano le azioni dell'ENTITÀ nell'attuazione del Sistema Informativo Interno e nella protezione dell'informante, in conformità con le disposizioni della Legge 2/2023.

  1. Garantiamo accessibilità al Sistema Informativo Interno e tutela del segnalante: il Sistema Informativo Interno deve consentire la comunicazione, sia per iscritto, verbalmente o di persona, di informazioni sulle violazioni normative e sulla lotta alla corruzione a tutte le persone comprese nel suo ambito. di applicazione.
  2. Garantiamo, attraverso l'azione indipendente del Titolare del Sistema, la completezza, integrità e riservatezza delle informazioni, il divieto di accesso non autorizzato, la conservazione duratura delle informazioni e il rispetto della buona fede. Il Sistema Informativo Interno sarà gestito dal responsabile in totale indipendenza ed autonomia rispetto al resto delle aree dell'ENTE.
  3. Garantiamo la riservatezza dell'identità del segnalante e di ogni soggetto menzionato nella comunicazione, nonché delle azioni svolte nella gestione e nel trattamento della stessa. Il canale informativo interno consentirà anche la presentazione ed il successivo trattamento di comunicazioni anonime.
  4. Garantiamo la protezione dei dati personali degli interessati, nel rispetto della normativa vigente in materia.
  5. Garantiamo la segretezza delle comunicazioni.
  6. Garantiamo la sicurezza e la tutela delle persone segnalanti e delle persone interessate.
  7. Garantiamo la presunzione di innocenza e il rispetto dell'onore delle persone colpite.

AMBITO DI APPLICAZIONE

a) La presente Politica si applica a tutti i membri dell'ENTE che segnalano, attraverso le procedure ivi previste, di:

  • Azioni o omissioni che possano costituire un illecito penale o amministrativo grave o gravissimo. In ogni caso si intenderanno incluse tutte le infrazioni penali o amministrative gravi o gravissime contro o che comportino un danno economico per l'Erario Pubblico e la Previdenza Sociale.
  • Condotta che possa coinvolgere, per azione o omissione e da parte di un membro dell'ENTE, fatti che abbiano un'effettiva implicazione nel rapporto professionale con l'ENTE del soggetto cui si riferisce la comunicazione, relativi all'incarico in un contesto lavorativo o professionista di qualsiasi atto contrario alle norme di comportamento del Codice Etico dell'ENTE o alle altre disposizioni del sistema normativo interno.
  • Qualsiasi azione o omissione che possa costituire violazione del diritto dell'Unione Europea
Sono considerati membri dell'ENTE coloro che sono dipendenti e collaboratori dell'ente in un dato momento.

b) La presente Politica si applica anche agli informatori che, non essendo membri dell'ENTITÀ, hanno ottenuto informazioni su qualsiasi azione o omissione di cui alla sezione precedente in un contesto lavorativo o professionale, inclusi in ogni caso:

  • Qualsiasi persona che lavora per o sotto la supervisione e la direzione dell'ENTITÀ, dei suoi appaltatori, subappaltatori e fornitori.
  • Persone che sono state soci dell'ENTE in passato, avendo già cessato il rapporto di lavoro o statutario con l'ente.
  • Volontari e stagisti, indipendentemente dal fatto che ricevano o meno una retribuzione.
  • Persone il cui rapporto di lavoro non è ancora iniziato, nei casi in cui siano state ottenute informazioni su infrazioni durante il processo di selezione o di negoziazione precontrattuale.

SISTEMA INFORMATIVO INTERNO

Il Sistema Informativo Interno di cui alla presente Policy costituisce il canale preferenziale per la segnalazione degli atti o delle omissioni previste dalla Legge 2/2023.

Il Sistema Informativo Interno è composto, principalmente, dal canale di comunicazione abilitato alla ricezione delle comunicazioni previste nell'ambito di applicazione della presente Policy, dal responsabile del Sistema e dalla procedura di gestione che deve essere seguita per il trattamento delle predette comunicazioni. .

CREAZIONE DEL CANALE INFORMATIVO INTERNO

Il Sistema Informativo Interno è costituito dal Canale Reclami, che costituisce il canale preferenziale per comunicare i comportamenti previsti al paragrafo 3 della presente Policy.

Il suddetto Canale Informativo Interno consente:

  1. Effettuare comunicazioni per iscritto o verbalmente, o in entrambi i modi, alle condizioni previste dalla Legge 2/2023.
  2. Nell'effettuare la comunicazione, il segnalante può indicare un indirizzo, posta elettronica o luogo sicuro al fine di ricevere le segnalazioni.
  3. La presentazione e il successivo trattamento di comunicazioni anonime.
  4. Informare coloro che comunicano attraverso di esso, in modo chiaro e accessibile, sui canali informativi esterni verso le autorità e le istituzioni competenti.
  5. ricevere qualsiasi altra comunicazione o informazione non inclusa nell'ambito stabilito nella sezione 3 della presente Politica, sebbene tali comunicazioni e i loro mittenti saranno al di fuori dell'ambito di applicazione e di protezione da essa prevista.
  6. Saranno adottate misure idonee a garantire la riservatezza delle comunicazioni che pervengono attraverso canali non prestabiliti o a soggetti non responsabili del trattamento (che dovranno immediatamente trasmetterle al Responsabile del SII).

IL RESPONSABILE DEL SISTEMA INFORMATIVO INTERNO

  1. I responsabili del Sistema saranno un organo collegiale o una persona, interna o esterna, avente le caratteristiche previste dall'articolo 8 della Legge 2/2023.
  2. Delle nomine dei componenti dell'organo collegiale Responsabile del Sistema, entro il termine di dieci giorni dalla nomina, verrà data comunicazione all'Autorità Indipendente per la Protezione dei Segnalatori, secondo quanto previsto dall'articolo 8.3 della Legge 2/2023. . Entro lo stesso termine verranno eventualmente comunicate anche le relative cessazioni, dimissioni e le ragioni che le giustificano.
  3. Nell’esercizio delle loro funzioni, i responsabili del Sistema non riceveranno istruzioni da alcun superiore, non saranno sottoposti a gerarchia all’interno dell’organo collegiale, né potranno essere rimossi dall’incarico per questioni relative alla loro legittima partecipazione all’organo collegiale. sistema informativo interno.

PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Il trattamento dei dati personali derivante dall'applicazione della legge 2/2023 sarà disciplinato dalle disposizioni del RGPD e della legge organica 3/2018, del 5 dicembre, sulla protezione dei dati personali e sulla garanzia dei diritti digitali. (LOPDPGDD) , nel rispetto di quanto, a tali fini, è determinato dalla Legge 2/2023.

Il Sistema Informativo interno deve prevenire accessi non autorizzati, preservare l'identità e garantire la riservatezza dei dati corrispondenti alle persone interessate e ad eventuali terzi menzionati nelle informazioni fornite, con particolare attenzione all'identità del segnalante nel caso in cui sarebbe stato identificato.

L'identità del segnalante potrà essere comunicata all'autorità giudiziaria, alla Procura o all'autorità amministrativa competente soltanto nell'ambito di un'indagine penale, disciplinare o sanzionatoria e in questi casi saranno soggette alle garanzie stabilite dalla normativa applicabile.

Se le informazioni ricevute contengono categorie particolari di dati personali, soggetti a protezione speciale, saranno immediatamente cancellate, a meno che il trattamento non sia necessario per motivi di interesse pubblico essenziale in conformità con le disposizioni dell'articolo 9.2.g) del RGPD. nell'articolo 30.5 della Legge 2/2023.

In ogni caso, i dati personali di cui non è evidente la pertinenza al trattamento di specifiche informazioni non saranno raccolti o, se raccolti accidentalmente, saranno cancellati senza ingiustificato ritardo.

Le comunicazioni non trattate potranno essere registrate solo in forma anonima, senza che sia applicabile l'obbligo di blocco previsto dall'articolo 32 della LOPDPGDD.

MISURE DI PROTEZIONE DEGLI INFORMATORI

Le persone che segnalano violazioni avranno diritto alle misure di protezione stabilite nella Legge 2/2023, a condizione che si verifichino le seguenti circostanze:

  1. Hanno fondati motivi per ritenere che le informazioni a cui si fa riferimento siano vere al momento della comunicazione o divulgazione, anche se non forniscono prove conclusive, e che le suddette informazioni rientrino nell'ambito di applicazione della presente policy.
  2. La comunicazione o divulgazione è stata effettuata in conformità con i requisiti previsti nella presente politica e nella Legge 2/2023.

Sono espressamente esclusi dalla tutela prevista dalla Legge 2/2023 coloro che comunicano o rivelano:

Informazioni contenute in comunicazioni che sono state inammissibili attraverso qualsiasi canale di informazione interna o per uno dei seguenti motivi:

  • Quando i fatti riportati mancano di ogni plausibilità.
  • Quando gli eventi segnalati non costituiscono una violazione dell'ordinamento giuridico compreso nell'ambito di applicazione della presente policy.
  • Quando la comunicazione è manifestamente infondata ovvero vi sono razionali indizi che essa sia stata ottenuta mediante la commissione di un reato.
  • Quando la comunicazione non contiene informazioni nuove e significative sulle violazioni rispetto ad una precedente comunicazione rispetto alla quale si sono concluse le relative procedure, a meno che non intervengano nuove circostanze di fatto o di diritto che giustifichino un diverso seguito.
  • Quando la comunicazione non contiene informazioni nuove e significative sulle violazioni rispetto ad una precedente comunicazione rispetto alla quale si sono concluse le relative procedure, a meno che non intervengano nuove circostanze di fatto o di diritto che giustifichino un diverso seguito.

Informazioni che sono già completamente disponibili al pubblico o che costituiscono semplici voci.

Informazioni che si riferiscono ad azioni o omissioni non incluse nell'ambito di questa politica.

MISURE DI PROTEZIONE PER LE PERSONE COLPITE

Durante il trattamento del fascicolo, le persone interessate dalla comunicazione avranno il diritto alla presunzione di innocenza, il diritto di difesa e il diritto di accesso al fascicolo nei termini previsti dalla Legge 2/2023, nonché lo stesso tutela istituita per i denuncianti, preservandone l'identità e garantendo la riservatezza dei fatti e dei dati del procedimento.

APPROVAZIONE, ENTRATA IN VIGORE E DIFFUSIONE

La presente Politica sarà efficace dal momento della sua approvazione da parte della Direzione dell'ENTE, procedendo alla sua pubblicazione sui siti web aziendali dell'entità.

La presente Politica sarà rivista e aggiornata ogni volta che sarà necessario apportare modifiche.

SCOPO

Lo scopo della procedura di gestione del Sistema Informativo Interno è quello di regolamentare gli atti e le procedure svolti dall'ENTE in conseguenza della presentazione delle informazioni di cui alla Legge 2/2023, del 20 febbraio, che regola la protezione delle persone che segnalano infrazioni normative e lotta alla corruzione (di seguito, Legge 2/2023).

NORMATIVA E LEGISLAZIONE DI RIFERIMENTO

  • Legge 2/2023, del 20 febbraio, che disciplina la protezione delle persone che segnalano infrazioni normative e la lotta alla corruzione, di recepimento della direttiva 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, relativa alla protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione.
  • Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 sulla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali (Regolamento generale sulla protezione dei dati o GDPR).
  • Legge organica 3/2018, del 5 dicembre, sulla protezione dei dati personali e sulla garanzia dei diritti digitali (LOPD GDD).

AMBITO DI APPLICAZIONE

La presente normativa si applica all'intero ambito di azione dell'ENTE ed i suoi contenuti derivano dalle linee guida più generali definite nella Politica di Sicurezza delle Informazioni dell'ente.

Sarà obbligatorio per tutto il personale che, in modo permanente o occasionale, fornisce i propri servizi all'ENTITÀ, compreso il personale di fornitori esterni quando sono utenti dei Sistemi Informativi dell'ENTITÀ.

DEFINIZIONI

Ai fini del presente regolamento si intenderà:

  1. Informatore: persona fisica o giuridica che ha ottenuto informazioni su violazioni in ambito lavorativo o professionale e che le porta a conoscenza dell'ENTE, comprese in tutti i casi previsti dall'articolo 3 commi 1 e 2 della Legge 2/2023.
  2. Persona interessata: persona fisica alla quale il segnalante attribuisce la commissione delle infrazioni di cui all'articolo 2 della Legge 2/2023. Saranno considerati soggetti interessati anche coloro che, senza essere stati oggetto di informazione da parte del denunciante, attraverso gli atti istruttori del procedimento, sono venuti a conoscenza della presunta commissione da parte dello stesso delle predette infrazioni.
  3. Terzi: persone fisiche che possono venire a conoscenza di aspetti relativi alla violazione denunciata, sia come testimoni diretti che indiretti, e che possono fornire informazioni al procedimento.
  4. Sistema Informativo Interno: è il canale informativo istituito presso L'ENTE per segnalare gli atti o le omissioni previste dall'articolo 2 della Legge 2/2023, con le funzioni e i contenuti inclusi nell'articolo 5.2 di detto regolamento. Comprende il canale informativo interno e il sistema di gestione delle informazioni.
  5. Canale Informativo Interno: è il canale appositamente abilitato dall'ENTITÀ per ricevere informazioni relative allo scopo della presente procedura, sotto l'amministrazione del Responsabile del Sistema Informativo Interno dell'ENTITÀ.
  6. Sistema di Gestione delle Informazioni: piattaforma tecnologica integrata nel Sistema Informativo Interno, il cui scopo è il mantenimento, la registrazione e la conservazione delle azioni che hanno luogo a seguito della presentazione delle informazioni a cui è applicabile la Legge 2/2023.

DIRITTI E GARANZIE DEGLI INFORMATORI

Ai segnalanti sarà garantito l’effettivo esercizio dei seguenti diritti, fatti salvi gli altri riconosciuti dalla Costituzione e dalle leggi:

  1. Presentare le informazioni in modo anonimo e mantenere l'anonimato durante la procedura.
  2. Formulare la comunicazione verbalmente o per iscritto. Nel caso di presentazione della comunicazione in forma verbale, al segnalante sarà offerta la possibilità di verificare, rettificare ed accettare la trascrizione del messaggio mediante firma.
  3. Indicare un indirizzo, email o luogo sicuro dove ricevere le comunicazioni effettuate dal Gestore di sistema.
  4. Comparire di propria iniziativa davanti al Responsabile del sistema o al dirigente delegato.
  5. Alla rinuncia a comunicare con il Responsabile del sistema o con il responsabile delegato che istruisce la procedura e, se del caso, alla revoca di detta rinuncia in ogni momento.
  6. Per preservare la tua identità. L'identità della persona informata non può essere rivelata senza il suo consenso esplicito a qualsiasi persona che non sia competente a ricevere e gestire i reclami, fatte salve le eccezioni stabilite dal diritto dell'Unione Europea o dalla normativa spagnola nell'ambito delle indagini svolte dalle autorità o in corso dei processi giudiziari.
  7. Per proteggere i tuoi dati personali.
  8. Conoscere l'identità del responsabile delegato che istruisce il procedimento.
  9. Alla riservatezza delle comunicazioni.
  10. Alle misure di protezione e sostegno nei termini previsti dalla Legge 2/2023.
  11. Presentare un reclamo all'Autorità indipendente per la protezione degli informatori.
  12. Non subire ritorsioni, anche quando l'esito delle indagini accerterà che non vi sia stata violazione delle norme applicabili o del Codice Etico dell'ENTE, a condizione che non abbia agito in malafede.

OBBLIGHI DEGLI INFORMATORI

I segnalanti, con riguardo alla presentazione delle proprie comunicazioni attraverso il Canale Informativo Interno, saranno soggetti ai seguenti obblighi:

  1. Hanno ragionevoli o sufficienti indicazioni circa la certezza delle informazioni che comunicano e non possono essere effettuate comunicazioni generiche, in malafede o con abuso di diritto, nel qual caso potrebbero incorrere in responsabilità civili, penali o amministrative.
  2. Descrivere nel modo più dettagliato possibile i fatti o i comportamenti comunicati, fornendo tutta la documentazione disponibile sulla situazione descritta o evidenze oggettive per ottenere prove.
  3. Astenersi dal formulare comunicazioni con finalità diverse da quelle previste dal Canale o che violino i diritti fondamentali all'onore, all'immagine e all'intimità personale e familiare di terzi o che siano contrarie alla dignità della persona.

DIRITTI DI TERZI

Ai soggetti considerati terzi nel procedimento saranno riconosciuti i seguenti diritti, ferma restando la possibilità di estendere agli stessi, per quanto possibile, le misure di sostegno e tutela del segnalante previste dalla Legge 2/2023.

  1. Indicare un indirizzo, e-mail o luogo sicuro dove ricevere le comunicazioni effettuate al responsabile del Sistema.
  2. Comparire di propria iniziativa davanti al Responsabile del sistema o al dirigente delegato.
  3. Per preservare la tua identità. L'identità del terzo non potrà essere rivelata senza il suo consenso esplicito a qualsiasi persona che non sia competente a ricevere e gestire i reclami, fatte salve le eccezioni stabilite dal diritto dell'Unione Europea o dalla normativa spagnola nell'ambito delle indagini svolte dalle autorità o nel corso dei procedimenti giudiziari.
  4. Per proteggere i tuoi dati personali.
  5. Alla riservatezza delle comunicazioni.
  6. Non essere soggetto a ritorsioni.

DIRITTI DELLE PERSONE INTERESSATE

Le persone interessate avranno i diritti riconosciuti dalla Costituzione e dalle leggi, del cui rispetto il Responsabile del Sistema avrà l'obbligo di vigilare. In particolare, avranno i seguenti diritti:

  1. Per essere informati, nel più breve tempo possibile, delle informazioni che li riguardano.
  2. Per onore e privacy
  3. Alla presunzione di innocenza e ad utilizzare tutti i mezzi legalmente validi per la sua difesa.
  4. Farsi assistere da un avvocato.
  5. Accedere alle azioni intraprese nei loro confronti, fatti salvi i limiti temporali che possono essere adottati per garantire l'esito delle azioni.
  6. Conoscere l'identità del responsabile delegato che istruisce il procedimento.
  7. Per preservare la tua identità, contro qualsiasi persona diversa dal Controllore del sistema.
  8. Per proteggere i tuoi dati personali
  9. Alla riservatezza delle comunicazioni

IL RESPONSABILE DEL SISTEMA INFORMATIVO INTERNO

  1. Il Responsabile del Sistema è la persona o organo collegiale di cui all'articolo 8 della Legge 2/2023, che sarà designato dalla Direzione.
  2. Il Responsabile del Sistema, nell'esercizio dei suoi poteri, non può ricevere istruzioni da nessun'altra area dell'ENTE, né può essere rimosso dal suo incarico per questioni relative alla sua partecipazione al Sistema Informativo Interno. Parimenti sono indipendenti nell'esercizio delle loro funzioni e non sono soggetti a gerarchia all'interno di detto organo collegiale.

ACCESSO AI DATI PERSONALI NEL SISTEMA INFORMATIVO INTERNO

L'accesso ai dati personali nel Sistema Informativo Interno da parte del personale dell'ENTE sarà limitato, nell'ambito dei propri poteri e funzioni e indipendentemente dalle responsabilità professionali delle persone che in ultima istanza fanno parte dell'organo collegiale Responsabile del Sistema.

  1. Il responsabile del sistema o chi da lui delegato.
  2. Il responsabile della Gestione del Personale, quando possano essere adottati provvedimenti disciplinari nei confronti di un dipendente dell'ENTE.
  3. Il responsabile dell'Ufficio Legale, qualora l'adozione di provvedimenti legali sia opportuna in relazione ai fatti riportati nella comunicazione.
  4. Responsabili del trattamento che vengono eventualmente designati.
  5. Il responsabile della protezione dei dati di THE ENTITY
Il trattamento dei dati da parte di altri soggetti, o anche la loro comunicazione a terzi, sarà lecito quando ciò sia necessario per l'adozione di misure correttive nell'ente o per l'elaborazione di procedimenti sanzionatori o penali che, ove opportuno, possano applicarsi.

SCADENZE DELLA PROCEDURA

  1. Il termine per la risoluzione degli atti investigativi cui dà luogo la procedura di gestione delle informazioni non può essere superiore a 3 mesi, salvo casi di particolare complessità nel qual caso la proroga di detto termine potrà essere concordata, motivata, dal Responsabile Sistema fino ad un massimo di ulteriori tre mesi aggiuntivi.
  2. Il calcolo del termine di cui al paragrafo precedente decorre dal ricevimento della comunicazione da parte del Gestore del sistema ovvero, nel caso in cui non venga inviato un avviso di ricevimento al segnalante, dalla scadenza del termine di sette giorni dal ricevimento della comunicazione. .
  3. I termini espressi in mesi verranno computati dalla data alla data.
  4. I termini in giorni di cui alla presente norma saranno considerati giorni lavorativi, a meno che non sia espressamente indicato che si tratta di giorni di calendario.
  5. Dal computo del periodo in giorni lavorativi sono esclusi i sabati, le domeniche ed i giorni festivi dichiarati.

PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

  1. Il trattamento dei dati personali derivanti dall'elaborazione della presente procedura di gestione delle informazioni sarà effettuato in conformità con le disposizioni del Titolo VI della Legge 2/2023.
  2. Il sistema informativo interno deve impedire l'accesso non autorizzato e preservare l'identità e garantire la riservatezza dei dati corrispondenti alle persone interessate e ad eventuali terzi menzionati nelle informazioni fornite, in particolare l'identità della persona segnalante nel caso in cui sia stata identificata .
  3. L'identità dei denuncianti potrà essere comunicata all'autorità giudiziaria, alla Procura o all'autorità amministrativa competente soltanto nell'ambito di un'indagine penale, disciplinare o sanzionatoria e in questi casi saranno soggette alle garanzie stabilite dalla normativa applicabile.
  4. Se le informazioni ricevute contengono categorie particolari di dati, saranno immediatamente cancellate, a meno che il trattamento non sia necessario per motivi di interesse pubblico essenziale ai sensi di quanto previsto dall'articolo 9.2.g) del Regolamento generale sulla protezione dei dati, ai sensi dell'articolo 30.5 del La legge 2/2023 prevede.
  5. I dati personali che non siano chiaramente pertinenti al trattamento di informazioni specifiche non verranno raccolti o, se raccolti accidentalmente, verranno cancellati senza ingiustificato ritardo.
  6. In ogni caso, trascorsi 3 mesi dal ricevimento della comunicazione senza che siano state avviate azioni istruttorie, la stessa dovrà essere cancellata, salvo che lo scopo della conservazione sia quello di lasciare prova del funzionamento del sistema.
  7. Le comunicazioni che non sono state elaborate potranno essere registrate solo in forma anonima, senza l'obbligo di blocco previsto dall'articolo 32 della Legge organica 3/2018, del 5 dicembre, sulla protezione dei dati personali e la garanzia dei diritti digitali.

PROCEDURA Fase di ricezione delle informazioni

Le informazioni sulla commissione delle infrazioni di cui all'articolo 2.1 della Legge 2/2023, così come ogni altra derivata dal trattamento di questa procedura, saranno comunicate per iscritto o verbalmente attraverso i mezzi elettronici predisposti a tale scopo nel canale. informazioni interne abilitate sul sito web dell'ENTE.

Su richiesta del segnalante, la presentazione può essere effettuata anche mediante un incontro in presenza entro un termine massimo di sette giorni.

Le comunicazioni verbali, comprese quelle effettuate tramite un incontro faccia a faccia, telefono o sistema di messaggistica vocale, devono essere documentate in uno dei seguenti modi, previo consenso dell'informante:

  1. registrando la conversazione in un formato sicuro, durevole e accessibile, oppure
  2. mediante una trascrizione completa ed accurata della conversazione effettuata dal personale incaricato del trattamento.

Fermi restando i diritti che gli corrispondono, conformemente alla normativa in materia di protezione dei dati personali, al segnalante sarà offerta la possibilità di verificare, rettificare e accettare la trascrizione del colloquio mediante firma.

In ogni caso, la comunicazione deve contenere almeno le seguenti informazioni:

  • Identificazione della persona segnalante, a meno che questi non scelga di presentare le informazioni in forma anonima.
  • Descrizione dei fatti e, ove applicabile, determinazione dello standard interessato.
  • Identificazione della persona o delle persone interessate.
  • Identificazione, se applicabile, di terzi che possono fornire informazioni pertinenti.
  • In caso di esercizio del diritto di rinuncia comunicare con il Responsabile del sistema

Il segnalante può indicare un indirizzo, una email o un luogo sicuro al fine di ricevere le comunicazioni.

Una volta ricevuta la comunicazione, entro un periodo di sette giorni di calendario dal ricevimento, verrà accusata ricevuta e comunicata la motivazione al segnalante, a meno che non sia stato fornito alcun mezzo di contatto o il diritto di rinunciare alla comunicazione con il Responsabile del Sistema ovvero il responsabile delegato che istruisce il procedimento.

Fase di ammissione

Una volta registrata la comunicazione, il Responsabile del sistema deve verificare se la stessa espone fatti o comportamenti che rientrano nell'ambito soggettivo di applicazione previsto dall'articolo 3 della Legge 2/2023 e, entro il termine di dieci giorni lavorativi dalla data Inserendo la informazioni presenti nel registro sarà possibile:

Non consentire la comunicazione in uno qualsiasi dei seguenti casi:

  • Quando i fatti riportati mancano di ogni plausibilità
  • Quando gli eventi denunciati non costituiscono una violazione dell'ordinamento giuridico nell'ambito di applicazione della Legge 2/2023.
  • Quando la comunicazione è priva di fondamento o vi sono razionali indizi che essa sia stata ottenuta mediante la commissione di un reato. In quest'ultimo caso, oltre all'irricevibilità, verrà trasmesso alla Procura della Repubblica l'elenco dettagliato dei fatti che costituiscono reato.
  • Quando la comunicazione non contiene informazioni nuove e significative sulle violazioni rispetto ad una precedente comunicazione rispetto alla quale si sono concluse le relative procedure, a meno che non intervengano nuove circostanze che giustifichino un diverso seguito.
  • L'irricevibilità sarà comunicata al segnalante entro i successivi cinque giorni lavorativi, salvo che la comunicazione sia stata anonima o il segnalante abbia rinunciato a ricevere le comunicazioni.

Ammettere la comunicazione al trattamento. L'ammissione al trattamento sarà comunicata al segnalante entro i successivi cinque giorni lavorativi, salvo che la comunicazione sia avvenuta in forma anonima o il segnalante abbia rinunciato a ricevere comunicazioni.

Trasmettere immediatamente le informazioni alla Procura quando i fatti potrebbero indirettamente costituire reato o alla Procura europea nel caso in cui i fatti ledano gli interessi finanziari dell'Unione Europea.

Inviare la comunicazione all'autorità, ente o organismo ritenuto competente per il suo trattamento.

Fase di istruzione

L'istruzione comprenderà tutte quelle azioni volte a verificare la verosimiglianza degli eventi riportati.

Sarà considerato istruttore della procedura il responsabile delegato designato dal Responsabile del sistema.

Entro il termine massimo di 15 giorni dal provvedimento di ammissione, il soggetto interessato sarà informato dell'esistenza degli atti e dei fatti sommariamente denunciati, salvo che tale comunicazione possa agevolare l'occultamento, la distruzione o l'alterazione delle prove. il responsabile, motivato, potrà modificare detto termine fino a quando tali circostanze non vengano meno.

In nessun caso l'identità del segnalante sarà comunicata ai soggetti interessati né sarà consentito l'accesso alla comunicazione.

Al fine di garantire il diritto di difesa dell'interessato, questi avrà accesso al fascicolo senza rivelare elementi idonei a identificare il segnalante e potrà essere ascoltato in ogni momento e sarà avvisato della possibilità di comparire assistito da un avvocato.

L'interessato ha il dovere di mantenere riservate le informazioni di cui viene a conoscenza a seguito dell'accesso all'archivio, ed è vietata qualsiasi azione diretta ad identificare il segnalante o terzi, fatti salvi gli obblighi che ne derivano dal rispetto della normativa in materia di protezione dei dati personali.

Fase di completamento

Una volta completate le azioni, il Responsabile del Sistema emetterà una relazione che sarà inviata all'Amministratore Delegato dell'ENTE e conterrà almeno:

  1. Una dichiarazione dei fatti riportati insieme al numero della pratica, alla data di registrazione e alla data dell'accordo di ammissione.
  2. Le azioni svolte al fine di verificare la verosimiglianza dei fatti che includeranno, almeno e sinteticamente, le affermazioni formulate dall'interessato, compreso l'eventuale colloquio, la documentazione fornita da quest'ultimo o raccolta dal responsabile dell'accaduto tramite terzi e ogni altra informazione su cui si basa la delibera adottata.
  3. Le conclusioni raggiunte nell'indagine e la valutazione dei procedimenti e le prove che li supportano.
  4. Le decisioni prese.

Parimenti, la segnalazione sarà notificata al segnalante, nella misura in cui lo stesso sia identificato e non si sia avvalso della facoltà di rinuncia a comunicare con il Titolare del Sistema e con il soggetto interessato.

Il termine per portare a termine le azioni e rispondere, se del caso, al segnalante, non può superare i tre mesi dall'iscrizione nel registro del sistema di gestione delle informazioni, fatta salva la proroga del termine prevista dall'articolo 9 della Legge 2/ 2023.